Procedury kontroli zarządczej w powiatowym urzędzie pracy w Międzychodzie

PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W MIĘDZYCHODZIE

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Kontrola zarządcza w Powiatowym Urzędzie Pracy w Międzychodzie stanowi ogół działań podejmowanych przez kierownictwo jednostki i jej pracowników dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierowników komórek organizacyjnych.
3. Nadzór nad funkcjonowaniem kontroli zarządczej sprawuje pełnomocnik ds. kontroli zarządczej.

§ 2

Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1. Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi.
Wszyscy pracownicy jednostki są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi przepisami prawa, orzeczeniami sądowymi, zawartymi umowami cywilno-prawnymi oraz procedurami wewnętrznymi jednostki, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania. Dokumenty sporządzane w urzędzie winny być parafowane przez pracownika sporządzającego dokument. Dokumenty podpisywane są przez Dyrektora lub przez pracownika posiadającego pisemne upoważnienie. W uzasadnionych przypadkach dokumenty winny być parafowane przez radcę prawnego.
2. Skuteczności i efektywności działania.
Cel ten realizowany jest przez każdego pracownika jednostki, który winien wykonywać swoje zadania i obowiązki przyczyniając się do osiągania celów jednostki, przyo ptymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów i czasu. Efektywne działanie oznacza
osiąganie najlepszych rezultatów w wykonywanych zadaniach po możliwie najniższych kosztach. Wymagane jest wypełnianie przez pracowników swoich obowiązków z należytą starannością, sumiennością oraz w sposób terminowy. Priorytetowe znaczenie ma dążenie do osiągania należytej wiedzy, rozwijania umiejętności zawodowych i wykorzystywanie zdobytego doświadczenia. Osiągnięciu celu sprzyjać ma także przejrzysty podział zadań, uprawnień i odpowiedzialności przez kierowników komórek organizacyjnych pomiędzy podległych im pracowników i sprawowanie bieżącego nadzoru.
3. Wiarygodności sprawozdań.
Wiarygodność sprawozdań oznacza sporządzanie ich zgodnie ze stanem faktycznym i prawnym. Każdy pracownik ma obowiązek zdobyć wymaganą wiedzę merytoryczną do ich sporządzania oraz zapoznać się z instrukcjami i wytycznymi odnoszącymi się do sporządzanych sprawozdań.
4. Ochrony zasobów.
Ochrona zasobów zapewniona jest poprzez zabezpieczenie wszystkich zasobów jednostki (w tym zasobów finansowych, zbiorów informatycznych, dokumentacji, majątku nieruchomego i ruchomego) przez pracowników urzędu przed dostępem do nich osób nieuprawnionych. Dostęp do zasobów urzędu mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione, a pracownicy są odpowiedzialni za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów urzędu. Osoby, którym powierzono mienie ruchome urzędu są uprzedzeni o odpowiedzialności materialnej oraz o obowiązkach dotyczących właściwego zabezpieczenia, przechowywania i użytkowania tego mienia. Mienie urzędu jest ubezpieczone, stan jego jest systematycznie weryfikowany i porównywany ze stanem ewidencyjnym. Szczegółowe zasady ochrony mienia, w tym przechowywania dokumentacji bieżącej i archiwalnej oraz ochrony danych osobowych określają uregulowania wewnętrzne (instrukcje i polityki).
5. Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania.
Przestrzeganie wartości etycznych wynika z obowiązku w ramach ogólnych zasad etyki oraz obowiązujących w urzędzie regulacji wewnętrznych tj. Kodeksu Etycznego Pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Międzychodzie, Regulaminu Pracy i Regulaminu Organizacyjnego. Pracownicy urzędu powinni być świadomi wartości etycznych wymaganych od nich jako pracowników samorządowych. Ich obowiązkiem jest dbałość o wysoki poziom kultury osobistej i uczciwości zawodowej oraz ścisłe przestrzeganie przepisów prawa oraz obowiązujących w urzędzie regulacji wewnętrznych, w tym dotyczących dyscypliny i porządku pracy. Każdy z pracowników w ramach dokonywanych systematycznie ocen - oceniany jest również pod kątem etycznego zachowania. Zachowanie takie jest uwzględniane przez kierownictwo przy awansowaniu i przyznawaniu nagród. Pracownicy winni mieć także świadomość prawem przewidzianych konsekwencji za nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne z prawem.
6. Efektywności i skuteczności przepływu informacji.
Efektywny i skuteczny przepływ informacji w urzędzie zapewniają:

1. znajomość i stosowanie przepisów powszechnie obowiązujących oraz uregulowań wewnętrznych dotyczących obiegu dokumentów, w tym instrukcji kancelaryjnej,
2. wymiana informacji w trakcie organizowanych z pracownikami spotkań, spotkań z kadrą zarządzającą i bezpośrednich kontaktów bezpośredniego przełożonego
   z pracownikiem,
3. przekazywanie posiadanych informacji pracownikom, którzy winni być z nimi zapoznani ze względu na wykonywane przez nich zadania (dot. m.in. informacji
   i wiedzy uzyskanej na szkoleniach, kursach czy seminariach),
4. niezwłoczne rozpowszechnianie wydawanych aktów prawnych i wytycznych, umożliwiające ich właściwe i terminowe wykonanie,
5. właściwe wykorzystywanie narzędzi wspomagających pracę urzędniczą, mających wpływ na efektywność i skuteczność przepływu informacji (systemy informatyczne, poczta elektroniczna itp.).

7. Zarządzanie ryzykiem.
Zarządzanie ryzykiem uregulowane jest w dokumencie "Procedury zarządzania ryzykiem" stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 3

Kontrola zarządcza powinna być:
1. adekwatna - to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej.
Skuteczna i efektywna - to znaczy, że powinna powodować osiąganie założonych celów i rezultatów.

Standardy kontroli zarządczej

§ 4

Procedury funkcjonowania kontroli zarządczej w urzędzie zawarte są w pięciu obszarach standardów i odpowiadają poszczególnym elementom kontroli zarządczej:

1. środowisko wewnętrzne,
2. cele i zarządzanie ryzykiem,
3. mechanizmy kontroli,
4. informacja i komunikacja,
5. monitorowanie i ocena.

§ 5
Środowisko wewnętrzne

Standardy w ramach środowiska wewnętrznego dotyczą systemu zarządzania urzędem i jej zorganizowania jako całości, określają wymogi wobec środowiska, w jakim funkcjonować będzie kontrola zarządcza. Elementy środowiska wewnętrznego stanowią bazę do właściwego wdrożenia mechanizmów kontroli zarządczej i ich funkcjonowania i obejmują:

1. Przestrzeganie wartości etycznych - § 2 pkt 5 niniejszych procedur.
2. Kompetencje zawodowe.
Pracownicy urzędu winni uczestniczyć w szkoleniach, dbać o ciągłe poszerzanie i aktualizowanie koniecznego zakresu wiedzy, rozwijać umiejętności, znać i przestrzegać obowiązujące przepisy prawa.
Ponadto winni zgłaszać potrzeby szkoleń do bezpośredniego przełożonego w celu uwzględnienia ich w rocznym planie szkoleń. W tym celu sporządza się roczny plan szkoleń pracowników urzędu, który winien odpowiadać tematyce realizowanych przez urząd zadań i możliwościom finansowym urzędu.
Uzupełnianie kompetencji i umiejętności zawodowych odbywa się w formie szkoleń i nauki, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Wpływ na poziom kompetencji zawodowych ma także realizowany w urzędzie proces rekrutacji i proces ocen okresowych, oparty o wewnętrzne procedury uregulowane zarządzeniami dyrektora.
3. Struktura organizacyjna.
Struktura organizacyjna urzędu i zakres zadań i kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu uregulowana jest w Regulaminie Organizacyjnym i jest ściśle powiązana ze sposobem realizacji celów i zdań urzędu. Ponadto zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych stanowisk pracy określony jest w Kartach Opisu Stanowisk Pracy. Dokumenty te są okresowo aktualizowane i dostosowywane do zmieniających się warunków. Kierownicy komórek organizacyjnych na bieżąco ustalają zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności podległym pracownikom.
4. Delegowanie uprawnień.
Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych
decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Delegowanie uprawnień powinno mieć formę pisemną, a ich przyjęcie potwierdzone podpisem. Upoważnienia poszczególnym pracownikom urzędu wydawane są przez dyrektora bądź starostę (zwłaszcza w przypadku delegowania uprawnień z zakresu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). W urzędzie prowadzona jest ewidencja upoważnień. W zakresie gospodarki finansowej zakres kompetencji i uprawnień określa polityka rachunkowości w urzędzie.

§ 6
Cele i zarządzanie ryzykiem

Standardy w ramach zarządzania ryzykiem mają na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań urzędu. Standardy te obejmują:

1. Misję
Wyznaczenie misji jest punktem wyjścia do zarządzania ryzykiem. Misją urzędu jest stałe doskonalenie udzielania pomocy bezrobotnym i osobom poszukującym pracy w uzyskaniu zatrudnienia oraz pomocy pracodawcom w pozyskaniu pracowników,
2. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocenę ich realizacji
Główne cele działania, zgodne z misją urzędu, wynikające z przepisów o promocji zatrudnienia  i instytucjach rynku pracy to w szczególności:

     - funkcjonowanie urzędu w ramach obowiązujących przepisów prawnych,
     - zapewnienie klientom urzędu kompleksowej informacji i obsługi z zakresu zadań i spraw realizowanych przez urząd, zgodnych z przepisami o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,
     - systematyczne monitorowanie i usprawnianie realizowanych procesów,
     - ciągłe podnoszenie kwalifikacji pracowników,
     - podejmowanie działań zmierzających do ograniczania bezrobocia i jego negatywnych skutków,
     - pozyskiwanie i gospodarowanie środkami finansowymi na realizację zadań z zakresu przeciwdziałania bezrobociu oraz aktywizację lokalnego rynku pracy,
     - organizowanie i finansowanie programów rynku pracy,
     - współpraca z partnerami społecznymi, organizacjami, instytucjami i gminami w zakresie ograniczania bezrobocia i łagodzenia jego skutków.

W oparciu o sformułowane cele główne wyznacza się i monitoruje cele szczegółowe.
Na podstawie monitoringu formułowane są wnioski, na podstawie których wdrażane są odpowiednie procedury i zarządzenia mające na celu doskonalenie procesów i minimalizację ryzyka,
3. Identyfikację ryzyka
Identyfikacja ryzyka dokonywana jest przez wszystkich pracowników i kierowników komórek organizacyjnych urzędu w odniesieniu do realizowanych celów i zadań. Kierownicy komórek organizacyjnych dokonują także pomiaru ryzyka oraz proponują działania naprawcze. Do identyfikacji ryzyka wykorzystywane są także sygnały zewnętrzne i wewnętrzne w postaci analiz wyników kontroli przeprowadzonych w urzędzie. Działania te znajdują odzwierciedlenie w "Procedurach zarządzania ryzykiem", stanowiących załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia,
4. Analizę ryzyka i reakcję na ryzyko
Zidentyfikowane ryzyko należy przeanalizować i ustalić prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz w jakim stopniu może mieć ono wpływ na realizację celów urzędu. Dyrektor określa akceptowany poziom ryzyka.W przypadku wystąpienia danego ryzyka należy określić działania pozwalające na jego zminimalizowanie do akceptowanego poziomu. Analiza ryzyka zawarta jest w "Procedurach zarządzania ryzykiem", stanowiących załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 7
Mechanizmy kontroli

Standardy w zakresie mechanizmów kontroli pozwalają dyrektorowi urzędu monitorować realizację funkcji i celów działalności urzędu i obejmują:

1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
System kontroli zarządczej stanowią wszystkie procedury wewnętrzne, zarządzenia, regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne wydane w formie pisemnej, na bieżąco aktualizowane, spójne i dostępne dla wszystkich osób, dla których informacje w nich zawarte są niezbędne.
Wszyscy pracownicy mają obowiązek dokonywania samokontroli. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych i realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków w toku codziennego wykonywania zadań.
W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany:
     - podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
     - o ujawnionych nieprawidłowościach niezwłocznie poinformować przełożonego,
2. Nadzór
Prowadzony jest nad wykonaniem zadań w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Czynności nadzoru nad pracownikami danej komórki organizacyjnej sprawuje w ramach kontroli funkcjonalnej kierownik tej komórki. Nadzór nad kierownictwem urzędu sprawuje dyrektor urzędu. Nadzór jest realizowany również poprzez jasne komunikowanie zakresu obowiązków, odpowiedzialności, udzielanie porad i wskazówek oraz bieżące przeglądy wyników pracy,
3. Ciągłość działalności
Polega na zagwarantowaniu utrzymania ciągłości wykonywania zadań przez pracowników o odpowiednim poziomie doświadczenia i wiedzy merytorycznej, m.in. poprzez wskazanie osób zastępujących każdego z pracowników podczas jego nieobecności, wyznaczenie osób zastępujących poszczególne osoby z kadry kierowniczej podczas ich nieobecności, powierzenie obowiązków i uprawnień na okres nieobecności, zapewnienie funkcjonowania systemu informatycznego, odpowiednie planowanie urlopów pracowniczych, planowanie wszelkich zmian organizacyjnych,
4. Ochronę zasobów
Ochrona zasobów - § 2 pkt 4 niniejszych procedur,
5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych
Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych uregulowane są w procedurach wewnętrznych dotyczących polityki rachunkowości. Ponadto w urzędzie prowadzone są  rejestry umów, zleceń i zamówień.
6. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
Zapewnienie bezpieczeństwa posiadanych systemów i danych informatycznych reguluje w urzędzie polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych.

§ 8
Informacja i komunikacja

Standardy w zakresie informacji i komunikacji oznaczają zapewnienie pracownikom dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków i czynności służbowych. Dostęp do informacji pracownikom urzędu zapewniają:

     - instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,
     - elektroniczny obieg dokumentów,
     - Internet,
     - zainstalowany system informacji prawnej,
     - internetowy portal zamówień publicznych,
     - tematyczne wydawnictwa prasowe i książkowe,
     - okresowe narady i spotkania organizowane przez dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych w celu omówienia bieżącej realizacji zadań oraz ważnych wydarzeń i zmian związanych z zakresem wykonywanych przez urząd lub określoną komórkę zadań oraz w celu omówienia spraw bieżących,
     - dostęp do wyjaśnień i interpretacji aktów prawnych, pomocnych przy realizowaniu zadań.

§ 9
Monitorowanie i ocena

Standardy w zakresie monitorowania i oceny mają na celu sprawdzenie skuteczności systemu kontroli zarządczej.  Standardy te obejmują:

1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej
Monitorowanie odbywa się podczas wykonywania bieżących obowiązków pracowników pełniących funkcje kierownicze w urzędzie. Wszystkie sygnały zewnętrzne (m.in. skargi, odwołania od decyzji), wyniki kontroli zewnętrznych, informacje o występujących problemach  w działalności urzędu, wyniki stosowanych procedur kontrolnych (np. inwentaryzacji), dane ze sprawozdań itp. podlegają analizie z punktu widzenia adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej. W miarę potrzeb organizowane są spotkania z pracownikami i kierownictwem urzędu w celu wymiany uwag dotyczących sposobu funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz problemów, jakie w swojej działalności napotykają poszczególne komórki organizacyjne urzędu.
2. Samoocenę
Kierownicy oraz pracownicy urzędu do końca każdego roku dokonują samooceny systemu kontroli zarządczej według kwestionariuszy, stanowiących załącznik nr 1 i 2 do niniejszych procedur.

§ 10

Zadania pełnomocnika ds. kontroli zarządczej:

1. koordynacja i nadzór nad funkcjonowaniem kontroli zarządczej w urzędzie w każdym jej obszarze,
2. gromadzenie dokumentacji z kontroli zarządczej,
3. aktualizowanie dokumentów związanych z kontrolą zarządczą,
4. koordynowanie działań związanych z przeprowadzaniem samooceny,
5. sporządzanie informacji o wykonaniu planu realizacji zadań i celów za rok poprzedni oraz wniosków z funkcjonowania kontroli zarządczej w terminach i formie określonych w "Procedurach zarządzania ryzykiem", stanowiących załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 11

Dyrektor urzędu po zapoznaniu się z analizą i oceną systemu kontroli zarządczej eliminuje lub zmienia w razie konieczności istniejące lub wdraża nowe mechanizmy tej kontroli w celu zapewnienia jej funkcjonowania w sposób adekwatny, skuteczny i efektywny, przez co realizacja celów urzędu odbywa się w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Efektem powyższych działań jest stan, w którym dyrektor urzędu może stwierdzić, że uzyskał zapewnienie o stanie kontroli zarządczej w urzędzie.

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 i 2 do procedur.

Załączniki do pobrania

Metadane - wyciąg z rejestru zmian